4 Grandes Desafíos en la Gestión de Tus Activos Empresariales

En nuestra experiencia de trabajar con empresas de la región, hemos identificado los 4 problemas más comunes en la gestión de activos empresariales, en primer lugar, nos encontramos con la distorsión de la información entre el inventario físico y los libros contables; en segundo lugar, los activos fantasma por pérdida o robo de bienes; en tercer lugar, la falla o daño por falta de mantenimiento y finalmente, pero no menos importante, el incumplimiento ante auditorías internas o externas. Estos problemas afectan considerablemente la eficiencia de las organizaciones.

Ahora bien, en relación con la distorsión de los libros contables y el inventario físico, es posible afirmar que es uno de los problemas más comunes, especialmente en empresas con diferentes locaciones y un alto número de empleados. Mantener la precisión y actualización de la información sobrecada activos es una tarea abrumadora, sin embargo, con herramientas como implementar códigos y etiquetas para identificar los activos, asignar un responsable y hoja de vida para cada activo, realizar auditorías periódicas, capacitar al personal encargado en procesos y buenas prácticas como un registro en tiempo real de los movimiento durante todo el ciclo de vida del activo, las empresas pueden garantizar un correcto control de los activos fijos, y así facilitar la toma de decisiones basada en datos vigentes y asignación correctamente sus recursos.

En relación, a los “Activos Fantasma”, término que se utiliza para categorizar esos activos que no se encuentran físicamente pero si hay un registro contable en libros o viceversa, a causa de acciones fraudulentas, errores administrativos o falta de control interno. La gestión de los activos a lo largo de su ciclo de vida, desde la adquisición hasta la disposición, puede ser complicado, y requiere una cultura organizacional orientada al cuidado de los activos, con apoyo de un software en la nube, con un modelo de crowdsourcing o una integración en una base de datos centralizada,donde el equipo de trabajo pueda colaborar en tiempo real, logrando el 100% de la trazabilidad y confiabilidad de la información y permitiéndole a las empresas el control completo de quien tiene los activos, donde se encuentren, cuál es su estado actual y su valor real, promoviendo la responsabilidad, eficiencia y seguridad en el uso y mantenimiento de los recursos de la organización.

Por otra parte, la falla de los activos fijos por falta de mantenimiento preventivo, surge en algunas empresas donde el mantenimiento es considerado como un gasto innecesario no como una inversión, donde no hay recursos financieros y de personal encargado, donde no hay un plan de mantenimiento estructurado o falta de seguimiento y supervisión. Equilibrar la necesidad de mantener activos en funcionamiento con los costos asociados a su mantenimiento puede ser un desafío, no obstante, implementar un plan de mantenimiento preventivo no requiere mucha inversión, y con herramientas disponibles en la nube se puede gestionar los activos, garantizando la disponibilidad de los equipos, aumentando la productividad y la eficiencia de la operación y optimizando los recursos y el inventario.

Finalmente, el incumplimiento ante auditorías internas, externas o por entidades gubernamentales se convierte en uno de los mayores riesgos por que la no conformidad puede resultar en sanciones, pérdida de reputación y riesgos operativos no gestionados. Una muestra de eso son las Zonas Francas, en muchos países están sujetas a regulaciones específicas que rigen su funcionamiento, incluido el manejo de los activos, so pena de recibir multas o sanciones. Otro caso, son las empresas
que contratan auditoría externa o por política realizan auditorías internas periódicamente, con el fin de cumplir con disposiciones legales, para verificar su situación financiera, identificar riesgos potenciales o para proporcionar una visión clara y transparente de las operaciones y desempeño de las empresas.

En conclusión, abordar estos desafíos de manera proactiva y eficiente es fundamental para garantizar la eficiencia operativa y el cumplimiento normativo de las organizaciones. Implementar medidas como la adopción de herramientas tecnológicas, la creación de una cultura organizacional orientada al cuidado de los activos y la planificación de mantenimiento preventivo puede ayudar a mejorar la precisión de la información, reducir la pérdida de activos, aumentar la eficiencia operativa y garantizar el cumplimiento de las auditorías internas y externas. En última instancia, estas acciones no solo mejoran la gestión de activos, sino que también contribuyen a una toma de decisiones más informada y eficaz, permitiendo a las empresas asignar correctamente sus recursos y mantener su competitividad en el mercado y sobre todo garantizar su éxito a largo plazo.

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