En el sector salud, la gestión adecuada de los activos no es solo una buena práctica operativa: es una condición esencial para garantizar la seguridad del paciente, la continuidad del servicio y el cumplimiento normativo. Cada equipo biomédico, cada computador, cada nevera de cadena de frío y cada herramienta diagnóstica debe estar perfectamente ubicado, identificado, mantenido y documentado.

Laboratorios, clínicas, hospitales, centros especializados e incluso empresas de servicios médicos externos enfrentan diariamente el reto de administrar miles de activos críticos distribuidos entre sedes, áreas de atención y equipos en campo.

Y aquí, SmartAssets® se convierte en un aliado fundamental.

Retos más críticos de la gestión de activos en el sector salud

1. Equipos biomédicos que requieren trazabilidad estricta

Monitores, desfibriladores, centrífugas, neveras de vacunas, torres de laparoscopia, incubadoras y más necesitan un control riguroso sobre estado, calibración, mantenimiento y vida útil.

2. Cumplimiento normativo y auditorías exigentes

Las instituciones deben demostrar que todos sus equipos están operando bajo estándares técnicos, eléctricos y de mantenimiento preventivo exigidos por ley.

3. Activos distribuidos en múltiples áreas

Quirófanos, hospitalización, UCI, laboratorios, urgencias, consulta externa… cada área tiene un universo de activos que se mueven constantemente.

4. Riesgos operativos elevados por información desactualizada

No saber dónde está un equipo crítico o en qué estado se encuentra puede retrasar la atención, elevar costos e incluso representar un riesgo clínico.

5. Procesos manuales que no se adaptan al ritmo de la operación

En salud, los cambios son rápidos: reasignaciones, traslados, mantenimiento, bajas, calibraciones, almacenamiento, emergencias y necesidades de reposición.

Cómo SmartAssets® impulsa la eficiencia en clínicas, hospitales y laboratorios

✔ 1. Trazabilidad completa de equipos biomédicos

Cada activo queda identificado con QR, historial clínico-técnico, mantenimientos, calibraciones, documentos y responsables asignados.

✔ 2. Un solo lugar para todo lo que exige una auditoría

Certificados, hojas de vida, reportes de inspección, comprobantes de calibración y toda evidencia quedan digitalizados y listos para ser consultados.

✔ 3. Control en tiempo real sobre activos críticos y sensibles

Neveras de cadena de frío, dispositivos de monitoreo y equipos diagnósticos se administran con información confiable, reduciendo riesgos de fallos operativos.

✔ 4. Procesos digitalizados para mitigar pérdidas y duplicidades

Actas electrónicas, entregas, traslados, devoluciones, bajas y auditorías internas se realizan desde el celular, con evidencia instantánea.

✔ 5. Inventarios rápidos sin detener la operación clínica

El personal puede auditar equipos en minutos, sin afectar quirófanos, laboratorios o áreas de atención, manteniendo la continuidad asistencial.

Caso de Éxito: Synlab Colombia

En el sector salud, donde la trazabilidad, el control y la disponibilidad de los activos son críticos para la operación, Synlab Colombia es un claro ejemplo de cómo una adecuada gestión de activos impacta directamente la eficiencia y el control operativo.

Synlab inició su proceso con SmartAssets® en 2020, a partir de la necesidad de realizar una toma física de inventario, ya que no se contaba con información consolidada sobre la totalidad de los activos. Este proyecto permitió identificar y etiquetar más de 26.000 activos, distribuidos actualmente en 205 sedes a nivel nacional, sentando las bases para una administración más estructurada y confiable.

Tras el inventario inicial, surgieron nuevos retos asociados a la reasignación de activos entre sedes y responsables, así como la necesidad de llevar un registro formal de los mantenimientos, aspectos clave en una operación de laboratorios clínicos con alta rotación y exigencias técnicas.

Con la implementación de SmartAssets®, Synlab logró centralizar la información de sus activos, asegurar su identificación física, mejorar la trazabilidad de los movimientos y contar con información actualizada en tiempo real sobre ubicación, responsable y estado. Además, incorporó la gestión de mantenimientos, fortaleciendo el control y reduciendo riesgos operativos.

Hoy, Synlab gestiona 26.142 activos, con 77 usuarios activos en la plataforma, logrando procesos más ágiles, reducción de errores administrativos y una gestión de activos alineada con las exigencias del sector salud.

Este caso evidencia cómo la gestión de activos en hospitales y laboratorios no solo es un tema de control, sino un habilitador clave para la continuidad operativa, la eficiencia y el cumplimiento normativo.Caso general del sector (sin datos confidenciales)

Las instituciones de salud que utilizan SmartAssets gestionan una gran variedad de activos esenciales para la operación clínica:

• equipos biomédicos,
• dispositivos de diagnóstico,
• computadores y equipos de telemedicina,
• mobiliario clínico,
• neveras de cadena de frío,
• instrumentos especializados,
• recursos para atención domiciliaria o en campo.

Con usuarios de áreas como biomedicina, mantenimiento, operaciones, farmacia, sistemas y contabilidad, la plataforma se convierte en una fuente única y confiable, fortalecida por el trabajo colaborativo de todos los equipos a través del modelo de crowdsourcing interno.

Esto permite mantener un inventario actualizado, reducir riesgos, evitar pérdidas, optimizar presupuestos de mantenimiento y garantizar equipos disponibles para la atención.

Conclusión

En una industria donde la precisión es vital y cada minuto cuenta, SmartAssets® permite que clínicas, laboratorios y hospitales gestionen sus activos con control, evidencia y trazabilidad total. La plataforma facilita auditorías, optimiza procesos, fortalece el cumplimiento normativo y asegura que los equipos críticos estén siempre disponibles para lo más importante: cuidar vidas.