En un mundo cada vez más impulsado por la tecnología, las empresas de servicios, tecnología y outsourcing enfrentan un desafío crítico: garantizar que sus activos —equipos, dispositivos, herramientas tecnológicas y recursos operativos— estén siempre disponibles, actualizados y en óptimo estado. La continuidad del servicio depende directamente de ello.

Hoy, estas industrias se encuentran entre las que más requieren una gestión de activos moderna, automatizada y trazable. Y no es casualidad que SmartAssets cuente con varios clientes destacados en este sector, incluyendo organizaciones como NTT Data, SONDA, IQ Outsourcing, Doctoralia, Ruta N y Mercado Libre, que han logrado fortalecer su operación gracias a nuestra plataforma.

¿Por qué la gestión de activos es tan importante en estas industrias?

1. Altas exigencias operativas y disponibilidad 24/7

Las empresas de tecnología y servicios operan bajo modelos en los que el tiempo es un factor clave. Un equipo caído, un dispositivo extraviado o un recurso sin mantenimiento preventivo puede traducirse en retrasos, incumplimientos de acuerdos de servicio (SLA) y pérdida de reputación.

Una solución como SmartAssets® permite:

• Conocer la ubicación exacta de cada activo.
• Reducir tiempos de búsqueda e improductividad.
• Garantizar que los equipos críticos estén siempre operativos.

2. Grandes volúmenes de equipos y constante rotación de personal

En estas industrias, miles de dispositivos como laptops, celulares, routers, CPE, herramientas de soporte técnico o equipos administrativos pasan de mano en mano, se asignan a nuevos colaboradores, entran a inventario o se trasladan entre sedes.

Sin un sistema especializado, es casi imposible mantener trazabilidad real.

Con SmartAssets® las empresas logran:

• Controlar asignaciones y devoluciones.
• Automatizar entregas con firmas digitales.
• Tener historial completo de custodia y responsables.

3. Crecimiento acelerado y nuevos despliegues

Las compañías tecnológicas crecen rápido, abren equipos, expanden operaciones y contratan talento constantemente. Esto exige que la infraestructura de activos se mantenga sincronizada con la expansión.

Una gestión eficiente evita:

• Compras duplicadas.
• Activos subutilizados o “perdidos” en bodegas.
• Retrasos en onboarding por falta de equipos.

4. Necesidad de auditorías, cumplimiento y seguridad

Los sectores de tecnología y outsourcing trabajan con datos sensibles y alta regulación. Cualquier inconsistencia en inventarios puede convertirse en un riesgo operativo o legal.

Por eso SmartAssets® facilita:

• Auditorías rápidas y confiables.
• Control documental y evidencias.
• Políticas claras de custodia y uso de activos.

Caso de éxito: Mercado Libre y la consolidación de su gestión de activos con SmartAssets

Mercado Libre, uno de los marketplaces más importantes de Latinoamérica, cuenta hoy con una operación amplia y distribuida en 42 sedes, con una infraestructura tecnológica que soporta miles de procesos diarios. En medio de su crecimiento acelerado, uno de sus principales desafíos era contar con información confiable y centralizada que le permitiera reportar de forma clara a su casa matriz la inversión realizada en activos.

Aunque la operación avanzaba rápidamente, la información sobre equipos, responsables, ubicaciones y estados de los activos no se encontraba consolidada en un solo sistema, lo que dificultaba la generación de reportes corporativos y el control patrimonial. Con la implementación de SmartAssets®, Mercado Libre logró digitalizar, organizar y centralizar toda la gestión de sus activos, fortaleciendo tanto su operación interna como sus procesos de control financiero y auditoría.

Hoy, Mercado Libre cuenta con 42 sedes creadas dentro de SmartAssets, desde donde ha logrado gestionar de manera centralizada más de 30.542 activos. En este proceso participan activamente 38 usuarios de las áreas de Contabilidad, Sistemas Internos, Operaciones y Real Estate, junto con 7 auditores, quienes alimentan de forma colaborativa una base de información única, confiable y en tiempo real. Este modelo de trabajo conjunto se convierte en un claro ejemplo de cómo el crowdsourcing interno, bien estructurado y apoyado en tecnología, fortalece la calidad de los datos, mejora el control operativo y eleva el nivel de trazabilidad de los activos en toda la organización.

Procesos gestionados con SmartAssets®

Actualmente, Mercado Libre utiliza SmartAssets® para la gestión digital de:

• Actas de entrega, devolución y baja de activos
• Firmas digitales
• Control y toma de inventarios
• Generación de informes
• Auditorías con trazabilidad completa

Esto le ha permitido contar con información confiable, actualizada y disponible en tiempo real, facilitando la toma de decisiones y los reportes corporativos a su casa matriz.

Principales beneficios obtenidos

✔ Control centralizado de la información de activos

✔ Soporte confiable para reportes de inversión

✔ Mayor visibilidad por sede y responsable

✔ Reducción de riesgos operativos

✔ Auditorías más organizadas y eficientes

✔ Alineación entre las áreas operativas, contables y administrativas

Conclusión

El caso de Mercado Libre refleja cómo una empresa líder en servicios digitales puede transformar una necesidad de control y reporte en una ventaja estratégica. Hoy, su gestión de activos es un proceso ordenado, trazable y alineado con los estándares corporativos, gracias a SmartAssets.®